Utskriftsvennlig versjon

Arkivorganisering

Oppland fylkeskommune er definert som ett arkivorgan. Dette innebærer at hele organisasjonen benytter sak- arkivløsningen P360 og alle dokumenter blir registrert i samme database.

Oppland fylkeskommune består av sentraladministrasjonen, 10 videregående skoler, 1 fagskole, 6 Karriere senter, fylkesbiblioteket og fylkesarkivet. I henhold til Arkivlovens forskrift §1-1 ligger det øverste arkivansvaret for arkivarbeidet i et offentlig organ hos den øverste ledelsen. I Oppland fylkeskommune ligger ansvaret hos fylkesrådmannen.

Fagenhet arkiv:

Arkivsjef: Grethe Stenberg Fagansvarlig for arkivdanningen, personell- og budsjettansvar i Oppland fylkeskommune og systemansvarlig for P360, arkivplan, bortsettingsarkiv, arkivdepot-IKA, tilsyn og rapportering

Sentralarkivet i sentraladministrasjonen er organisert som egen fagenhet, og er plassert direkte under Fylkesrådmannen. Arkivet betjener hele sentraladministrasjonen, videregående skole og Karriere senter.

Arkivarer:

Magda Merete Tagestad 100%

Anne Sætherstuen 100%

Viviann Børresen 100%

Randi B Slåen 80%

Anne Sveen Milling 100%

Ansvaret innebærer alle forhold som berører arkivdanningen, det vil si arkivene frem til de er periodisert og satt bort i spesialrom for arkiv.

Funksjoner:

  • mottak og åpning av post
  • arkivvurdering
  • journalføring
  • fordeling av post
  • skanning
  • diverse kontrolloppgaver
  • arkivlegging
  • publisering av postlister
  • journalføring av e-poster på postmottak
  • bistå saksbehandlere med arkivfaglige spørsmål
  • periodisering
  • bortsetting og klargjøring til avlevering.

Alle forhold som berører disse områdene, og påse at virksomhetene overholder aktuelle lover og forskrifter. Gjennomføre jevnlig opplæring både i Sentraladministrasjon og på alle ytre enheter.

Superbruker/ brukerstøtte: Viviann Børresen og Randi B. Slåen

Fylkesarkivet: Kjersti Sæther Mjogdalen - arkivdel FYA

Fylkesarkivet har ansvar for følgende hovedområder innen arkivarbeidet i OFK:

  • Alle eldre og avsluttende arkiver som etter arkivforskriften hører hjemme i spesialrom for arkiv
  • Oppbevaring, vedlikehold og betjening av arkiver som er avlevert Fylkesarkivet
  • Alle forhold som berører disse arkivene og påse at virksomhetene overholder aktuelle lover og forskrifter
  • Planlegging og gjennomføring av ulike arkivrelaterte kurs
  • Bistand i planlegging og utarbeidelse av arkivplan
  • Innbinding av møtebøker/årbøker
  • Forberedelse forut for avlevering til Fylkesarkivet, her under periodisering av elektroniske arkiver
  • Gjennomføre befaringer og komme med forslag til løsninger

Vinstra-vgs-sommar-AC-5539

Laster...