Oppland fylkeskommune er definert som ett arkivorgan. Dette innebærer at hele organisasjonen benytter sak- arkivløsningen P360 og alle dokumenter blir registrert i samme database.
Oppland fylkeskommune består av sentraladministrasjonen, 10 videregående skoler, 1 fagskole, 6 Karriere senter, fylkesbiblioteket og fylkesarkivet. I henhold til Arkivlovens forskrift §1-1 ligger det øverste arkivansvaret for arkivarbeidet i et offentlig organ hos den øverste ledelsen. I Oppland fylkeskommune ligger ansvaret hos fylkesrådmannen.
Fagenhet arkiv:
Arkivsjef: Grethe Stenberg Fagansvarlig for arkivdanningen, personell- og budsjettansvar i Oppland fylkeskommune og systemansvarlig for P360, arkivplan, bortsettingsarkiv, arkivdepot-IKA, tilsyn og rapportering
Sentralarkivet i sentraladministrasjonen er organisert som egen fagenhet, og er plassert direkte under Fylkesrådmannen. Arkivet betjener hele sentraladministrasjonen, videregående skole og Karriere senter.
Arkivarer:
Kristin Lunde Ytreeide 100%
Anne Sætherstuen 100%
Viviann Børresen 100%
Randi B Slåen 80%
Anne Sveen Milling 100%
Ansvaret innebærer alle forhold som berører arkivdanningen, det vil si arkivene frem til de er periodisert og satt bort i spesialrom for arkiv.
Funksjoner:
- mottak og åpning av post
- arkivvurdering
- journalføring
- fordeling av post
- skanning
- diverse kontrolloppgaver
- arkivlegging
- publisering av postlister
- journalføring av e-poster på postmottak
- bistå saksbehandlere med arkivfaglige spørsmål
- periodisering
- bortsetting og klargjøring til avlevering.
Alle forhold som berører disse områdene, og påse at virksomhetene overholder aktuelle lover og forskrifter. Gjennomføre jevnlig opplæring både i Sentraladministrasjon og på alle ytre enheter.
Superbruker/ brukerstøtte: Viviann Børresen og Randi B. Slåen
Fylkesarkivet: Kjersti Sæther Mjogdalen - arkivdel FYA
Fylkesarkivet har ansvar for følgende hovedområder innen arkivarbeidet i OFK:
- Alle eldre og avsluttende arkiver som etter arkivforskriften hører hjemme i spesialrom for arkiv
- Oppbevaring, vedlikehold og betjening av arkiver som er avlevert Fylkesarkivet
- Alle forhold som berører disse arkivene og påse at virksomhetene overholder aktuelle lover og forskrifter
- Planlegging og gjennomføring av ulike arkivrelaterte kurs
- Bistand i planlegging og utarbeidelse av arkivplan
- Innbinding av møtebøker/årbøker
- Forberedelse forut for avlevering til Fylkesarkivet, her under periodisering av elektroniske arkiver
- Gjennomføre befaringer og komme med forslag til løsninger
