| Overordnet formål
|
- Sikre en god start ved overgang til ungdomsskolen, samt ved skifter innad i kommunen.
- Skape et helhetlig og sammenhengende opplæringsløp.
- Sikre elevene bedre tilpasset opplæring og derved bedre læringsutbytte.
- Overføre informasjon til beste for barnet.
- Sikre et godt tverrfaglig samarbeid der det er behov for det.
|
| Generelt
|
Elevmappene i Sandnes kommune er definert som organspesifikke. Dvs. at de er knyttet til kommunen og kan derfor flyttes mellom barneskoler og ungdomsskoler i kommunen. De kan derimot ikke overføres til videregående skoler fordi disse er eksterne og befinner seg på et annet forvaltningsnivå. De kan heller ikke overføres til skoler i andre kommuner. Dette betyr at dokumentasjon om elever og elevforhold skal holdes i arkivorganet Sandnes kommune. Eventuell informasjon som skal overføres til andre eksterne parter (på forespørsel), overføres f.eks. i form av kopier.
|
| Kommentarer
|
http://kommune.arkivplan.no/content/view/full/45079
|
| Rutine for:
|
Overføring av elevmapper fra barneskole til ungdomsskole
|
|
|
I Sandnes kommune skal det opprettes en elevmappe på hver elev. Elevmappen følger eleven ved bytte av eller overgang til ny skole. Ved at alle opplysninger er samlet i en mappe øker muligheten for gjenfinning og effektiv bruk av opplysningene, samtidig som det gir den enkelte økt mulighet for kontroll med egne personopplysninger. Elevmappen inneholder opplysninger som dokumenterer den enkelte elevs skolegang, og nødvendige opplysninger til hjelp for videre opplæring ved ny skole. Elevmappene har vært primært på papir, noen få skoler har hatt elektroniske i tillegg. Fra og med 01.08.2015 skal nye elevmapper kun være elektroniske. I en overgangsperiode vil det derfor finnes doble mapper på noen elever. Rutinene for overføring av fysiske og elektroniske mapper er i hovedtrekk like i forhold til hva som må gjøres, men arbeidsmetoden må endres noe ved overgang fra fysiske til elektroniske mapper. Elevmapper som skal overføres til en annen skole gjennomgås, ryddes og det vurderes hva som skal gjøres tilgjengelig for ny skole før overføring. Bare opplysninger som er nødvendig for elevens videre skolegang må overføres/tilgjengeliggjøres for ny skole.
|
|
|
|
| Ansvarlig
|
Barneskole
|
|
|
Etter at elevene er ferdig med 7. klasse overføres elevmappene til den ungdomsskolen i kommunen elevene skal fortsette på etter at det er foretatt en arkivbegrensning/rensing etter bestemmelsene i arkivforskrifta § 3-19.
|
| Rutine for:
|
Fysiske elevmapper
|
|
|
Hver enkelt elevmappe må finnes frem og gjennomgås før overføring. Det er rektor sitt ansvar at elevmappene blir gjennomgått. Rektor selv kan gjøre jobben, eller velge å delegere oppgaven til administrasjonskonsulenten, aktuelle kontaktlærere eller inspektørene. Den enkelte skole kan selv følge egne rutiner for hvordan dette løses intern på skolen. Ved gjennomgang må følgende sjekkes:
- At alle dokumenter er arkivet i mappen
- At alle dokumenter som ligger i mappen tilhører aktuell elev
- Flytt eventuelt feilarkiverte dokumenter til rett mappe
- Fjern eventuelle feil- eller dobbelregistrerte dokumenter
- Legg inn dokument som sier; Fra og med 01.08.2015 finnes kun elektroniske dokumenter i
- denne saken.
Når alle mappene er klar for overføring, pakkes de og leveres til ny skole.
|
| Rutine for:
|
Elektroniske elevmapper
|
|
|
Hver enkelt elevmappe må søkes frem og gjennomgås før overføring. Det er rektor sitt ansvar at elevmappene blir gjennomgått. Rektor selv kan gjøre jobben, eller velge å delegere oppgaven til administrasjonskonsulenten, aktuelle kontaktlærere eller inspektørene. Velger rektor å delegere oppgaven til kontaktlærere eller inspektørene må de enkelte mappene overføres til de som skal gjøre jobben (endre saksansvarlig). Den enkelte skole kan selv følge egne rutiner for hvordan dette løses intern på skolen. Ved gjennomgang må følgende sjekkes:
- At alle dokumenter er arkivet i mappen
- At alle dokumenter som ligger i mappen tilhører aktuell elev
- Flytt eventuelt feilarkiverte dokumenter til rett mappe
- Sett eventuelle feil- eller dobbelregistrerte dokumenter som utgår
- Gi leserettigheter til ny skole på aktuell dokumenter i mappen (Ny skole – skjermet dokumentasjon)
Når alle mappene er klar for overføring, endres saksansvarlig til administrasjonskonsulenten ved ny skole.
|
| Rutine for:
|
Mottak av elevmapper fra barneskole til ungdomsskole
|
| Ansvarlig
|
Ungdomsskole
|
|
|
- Mottar elevmapper fra barneskoler i kommunen og oppretter nye mapper på elever som er tilflyttet fra andre kommuner
- Elevmappene skal, på samme måte som ved barneskoler, være påført navn og fødselsnummer og ordnet alfabetisk etter årgang i skolens elevarkiv. De skal oppbevares i låsbart arkivskap.
|
| Rutine for:
|
Fysiske elevmapper
|
|
|
De fysiske elevmappene som skolen får fra barneskolen skal det ikke lenger arkiveres i. Fra og med 01.08.2015 skal elevmappene kun være elektroniske. Det betyr at de fysiske mappene kun skal brukes til oppslag, ingen nye dokumenter skal inn i de mottatte elevmappene etter denne datoen. Elevmappene skal følge samme rutine for oppbevaring og videre avlevering som tidligere selv om de nå ikke skal brukes til å arkivere nye dokumenter i.
|
| Rutine for:
|
Elektroniske elevmapper i Public 360
|
| Ansvarlig
|
Barneskolen
|
|
|
Barneskolen skal gå gjennom hver enkelt elevmappe før de overføres til ungdomsskolen. Det er barneskolen som skal gi ungdomsskolen tilgang til aktuelle dokumenter i mappene. Så overfører barneskolen mappen til administrasjonskonsulenten ved aktuell ungdomsskole. Når administrasjonskonsulenten har mottatt alle mappene kan de masseoppdatere:
- Søke frem alle elevmapper overført til seg selv
- Endre tilgangsgruppe (egen skole – skjermet dokumentasjon)
- Endre arkivdel (elevarkiv – egen skole)
- Endre saksansvarlig til rektor ved egen skole
Alle elevmappene fra barneskolene oppdateres i en engang.
|
|
|
Oppsummering
|
|
|
Denne rutinen sier noe om hva som må gjøres med de fysiske og elektroniske elevmappene på barneskolen før de avleveres ungdomsskole. Videre sier den hva ungdomsskolen må gjøre med de fysiske og elektroniske elevmappene som de mottar. Se brukerveiledning/oppskrift som viser steg for steg fremgangsmåten for overføring av elektroniske elevmapper i Public 360.
|
