Utskriftsvennlig versjon

Formål med arkiv

 Ofentlighetsloven Kap.1 § 1:

"Formålet med lova er å leggje til rette for at offentleg verksemd er open og gjennomsiktig, for slik å styrkje informasjons- og ytringsfridommen, den demokratiske deltakinga, rettstryggleiken for den enkelte, tilliten til det offentlege og kontrollen frå ålmenta. Lova skal òg leggje til rette for vidarebruk av offentleg informasjon."

Dokumentbehandling og arkiver er sentrale ledd i en virksomhets informasjonstjeneste. Dokumentasjonen skal bidra til å realisere virksomhetens planer, strategier, oppgaver og ideer samt ta vare på informasjonen for ettertid. Arkivfunksjonen og dokumentbehandlingen er verktøy for den strategiske bruk av dokumentasjonen som ressurs. Arkivtjenesten, og dermed organiseringen av denne, er ikke et mål i seg selv, men må betraktes som en integrert del av virksomhetens totale informasjonsbehandling. Ved å ta stilling til formål, oppgaver og strategisk plassering av arkivtjenesten, vil en samtidig heve bevissthetsnivået rundt dokumentbehandlingen.

Forskrift om offentlige arkiv krever at arkivarbeidet skal være tillagt arkivtjenesten. Dersom dette skal tilfredsstilles, og dersom arkivtjenesten skal fungere i sin primære rolle som aktiv støttefunksjon for saksbehandling og oppgaveutførelse, er det naturlig at den både har ansvaret for planlegging, styring og gjennomføring av den praktiske dokumentbehandlingen (arkivdanningen), og forvaltningen av dokumentasjonen (bevaringen). Bevisst og målrettet integrerer den funksjonene som virksomhetens kunnskapsbank, hukommelse og informasjonsvaktmester. Dette gjøres ved å skape oversikt, ved å skape sammenheng mellom enkeltdokumenter og saker, ved å forbinde tidligere avgjørelser med dagens saksbehandling, og ved å sørge for at dokumentasjonen til enhver tid er aktuell, oppdatert, tilgjengelig, og sikker. Forutsetningen for dette er at tilgang, oppbevaring og bruk av informasjonen er kontrollert. Arkivarbeid er informasjonsbehandling og slagordene som med mindre variasjoner går igjen innen de profesjonelle informasjonsmiljøer, «rett informasjon, med rett omfang, til rett person, i rett tid og til rett kostnad», kan godt stå som overordnede retningslinjer for dokumentbehandlingen og organiseringen av arkivfunksjonen.

Det er bestemt i forskrift om offentlege arkiv 11. desember 1998 nr. 1193, § 2-2. Arkivplan, at "Eit offentleg organ skal til kvar tid ha ein ajourført samleplan, ein arkivplan, som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar m.v. som gjeld for arkivarbeidet."

Laster...